¿Te gustaría ahorrar tiempo y esfuerzo a la hora de elaborar propuestas comerciales para tus clientes? ¿Te gustaría aprovechar al máximo las presentaciones en PowerPoint que ya tienes en tu empresa? Si la respuesta es sí, entonces te interesa utilizar Copilot para Microsoft 365, la herramienta que te permite generar documentos personalizados de calidad a partir de diferentes fuentes de información, como documentos o presentaciones de forma mucho más ágil.
¡Comenzamos!
Copilot para Microsoft 365 es la herramienta de Inteligencia artificial generativa basada en Modelos de Lenguaje Largos (LLM) y que Microsoft ha integrado con las aplicaciones de Office 365, como PowerPoint, Word, Outlook, etc. para que, con solo una instrucción (“prompt”) y un clic, nos ayude a ser más productivos, realizar nuestras tareas en menos tiempo y que podamos centrarlos en lo realmente importante: aportar valor.
Copilot para Microsoft 365 destaca principalmente por sus bondades en las tareas de generación de contenido (texto principalmente), pero no solo de generación de contenido que saca de la web, sino también con generación de contenido de nuestro entorno empresarial.
En la arquitectura de Copilot Para Microsoft 365, se ha integrado Microsoft Graph Grounding. Este componente, permite a Copilot para Microsoft 365 acceder al contenido y contexto de nuestra organización a través de Microsoft Graph, la plataforma que conecta los datos y servicios de Microsoft 365, como documentos, chats, correos electrónicos y reuniones. Esto nos permite obtener respuestas más personalizadas y relevantes para nuestro trabajo, respetando siempre los permisos, privacidad y políticas de nuestra organización. Además, se acompaña de un Índice Semántico, un sistema que construye un mapa completo de los datos y el contenido de nuestra organización, lo que mejora la precisión y la relevancia de las respuestas de Copilot.
Estas características por tanto permiten al Copilot de Microsoft 365 acceder fácilmente a las presentaciones en PowerPoint de nuestra empresa sobre las que tengamos permisos de visualización y seleccionar las presentaciones que más nos interesen para nuestra propuesta comercial (o cualquier otro tipo de documento que tengamos que hacer) y obtener un texto generado automáticamente con la información clave de cada una de las presentaciones seleccionadas de modo que solo tengamos que centrarnos en mejorar, personalizar o editar el texto generado, añadir o quitar información, cambiar el tono o el estilo, y revisar la ortografía y la gramática.
Esta metodología de trabajo nos permite crear propuestas comerciales originales, personalizadas, profesionales y adaptadas a las necesidades concretas que tengamos en cada momento, basándonos en documentos que ya tenemos creados de base en nuestra organización sin la necesidad de comenzar desde cero.
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Pasos para elaborar propuestas comerciales con Copilot para Microsoft 365
Paso 1: Utilizar Copilot en Word
Lo primero que tenemos que hacer es abrir una plantilla empresarial que tengamos en Microsoft Word para seguir los criterios y formatos preestablecidos en nuestra organización para la presentación de propuestas comerciales.
Desde el modelo base de plantilla de Word podremos utilizar el Copilot integrado dentro de la propia hoja en la que escribimos o el que está en la barra de herramientas para introducir nuestros prompts
Paso 2: Acceder a las presentaciones en PowerPoint o Word de tu empresa
Le pediremos a Copilot que nos introduzca el tipo de información que requerimos en cada apartado, basándose en uno o más documentos Word o Powerpoint que ya tenemos hechos previamente (prompts).
Es importante señalar que los documentos en los que queremos que Copilot se inspire estén en nuestro Sharepoint o OneDrive y no en local. Pues la arquitectura que tiene por debajo Copilot para Microsoft 365 solo le permite acceder a ese tipo de contenidos para poder velar por la seguridad y privacidad de los contenidos.
Paso 3: Generación de contenido de la propuesta comercial
Copilot analizará la presentación y nos mostrará un texto generado automáticamente con la información clave de cada diapositiva. El texto tendrá un tono neutro, pero formal, adecuado para una propuesta comercial.
Con la información que nos ha generado, siempre vamos a tener la capacidad de decidir si queremos quedarnos con el texto generado para poder continuar sobre él, o podremos pedirle que lo intente de nuevo para que nos presente un texto alternativo y que vuelva a intentarlo.
Paso 4: Personalizar y editar el texto de la propuesta comercial
El último paso es personalizar y editar el texto de la propuesta comercial que se ha generado con Copilot. Revisaremos el texto generado y podremos modificarlo según nuestras preferencias:
- Podemos seguir añadiendo información bien escrita por nosotros o solicitando de nuevo a copilot que genere algún párrafo con contenido concreto que queramos.
- Editar el texto nosotros mismos o planteárselo a copilot.
- Quitar información
- Cambiar el orden o la estructura
- Adaptar el tono o el estilo
- Traducir
- Corrige posibles errores o inconsistencias en el texto.
Si queremos entender desde un punto de vista más técnico, el flujo concreto que seguiría cualquier petición que le hagamos al Copiltot integrado en Word sería el siguiente:
- Copilot recibe una instrucción de entrada de un usuario (prompt) en Word solicitando incluir información comercial sobre un documento concreto que le ha indicado de Power Point o Word.
- Copilot procesa previamente la consulta a través de un enfoque denominado grounding (nociones), que mejora la especificidad de la consulta a través de Microsoft Graph y de Semantic Index, lo que garantiza un prompt más relevante y procesable para el modelo LLM.
- Copilot envía la consulta al modelo de LLM para su procesamiento. Resaltar que Copilot solo accede a los datos que el usuario que hace la petición ya tiene acceso en el tenant empresarial, en función, por ejemplo, de los controles de acceso basados en roles de Microsoft 365 existentes. Cuando un usuario emite una consulta Microsoft Copilot, siempre se posiciona en el contexto de seguridad del usuario y solo se devuelva el contenido al que un usuario tiene acceso.
- Copilot toma la respuesta del LLM y posteriormente la procesa.
- Este procesamiento posterior incluye otras llamadas de grounding a Microsoft Graph y de Semantic Index, comprobaciones de inteligencia artificial responsable, revisiones de seguridad, cumplimiento y privacidad, y generación de comandos.
- Copilot devuelve la respuesta a Word con el contenido que ha procesado y que ha interpretado como más relevante en el documento concreto de Power Point o Word, donde el usuario puede revisar, evaluar y modificar la respuesta.
Conclusión
Como podemos ver, Copilot para Microsoft 365 nos facilita la generación de propuestas comerciales (u otros documentos), utilizando la información que ya existe en nuestra empresa, y nos evita tener que empezar con una hoja en blanco. Nos proporciona de base un contenido ya elaborado, organizado y enfocado en la información clave de otros documentos que han requerido un esfuerzo previo para nosotros u otras personas de la empresa.
No será necesario crear todo desde el principio ni buscar información en otros documentos y copiarla y pegarla. Podremos usar el conocimiento generado en otros documentos empresariales, personalizar las propuestas comerciales y ajustarlas a las necesidades de cada cliente.
Nos permite además complementar el contenido con información que no está en nuestros documentos empresariales o que incluso no tengamos conocimiento sobre ello, accediendo a hacer búsquedas de dicha información en la web.
En definitiva … está claro que esta metodología de trabajo mejora nuestra productividad porque nos permite realizar una tarea en mucho menos tiempo del que nos llevaría hacerlo de una forma más convencional y con mejores resultados.
Por ejemplo, Copilot puede ayudar a los comerciales a preparar sus presentaciones, a recursos humanos a reclutar talento o a los creativos a diseñar sus proyectos. Es el compañero ideal para diferentes tipos de tareas.
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Selenia Blanco Muíño
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