Un ERP: ¿Qué es y qué significa?

El ERP es un programa o conjunto de ellos que se encargan de gestionar las operaciones internas más importantes de una empresa. Cuentan con la capacidad de unificar procesos y datos comerciales. Y es que, el software informático se ha convertido en una estrategia empresarial importante en la actualidad.

En Verne Group, te ofrecemos una guía detallada de lo que es un ERP, su historia, sus ventajas, desventajas y el proceso de implementación. ¡Un programa informático con el que cada vez más empresas cuentan!

Qué es un ERP: Funcionalidades en la gestión empresarial

La función de un sistema ERP se basa en un único propósito: ayudar a la empresa en su gestión diaria y dar a sus responsables mejores herramientas. ¿El objetivo? llevar a cabo una toma de decisiones más coherente y eficaz.

¿Cómo hace esto posible? mediante una automatización de procesos que integra los flujos de trabajo de la organización, las tareas del día a día de cada departamento o área de negocio. Pueden ser tareas como contabilidad, administración, finanzas, compras, facturación, existencias… Estas actividades se hacían a mano antiguamente y ahora se integran en un programa informático.

Además, utilizar el ERP permite que estas tareas se queden guardadas en el sistema y sus repercusiones son visibles para el resto de la organización. Aquí podemos comprobar el verdadero potencial de los ERP. Todos los departamentos pueden operar de manera sincronizada con el programa, dado que los flujos de trabajo se encuentran dentro del propio sistema.

A medida que utilizamos un software ERP se convierte en un repositorio de datos compartidos por todos los miembros de la organización. Se van acumulando transacciones, información sobre clientes y proveedores, movimientos de inventario… El paso del tiempo va conformando el recorrido de la empresa y se va reflejando en el ERP.

En la actualidad, podemos encontrar un sistema ERP que es capaz de hacer labores como redactar informes y analizar los movimientos en stock, ventas, compras o finanzas. Estas herramientas suponen un valioso recurso para los responsables de la organización, pueden tomar mejores decisiones analizando la trazabilidad de sus propios negocios.

Qué es un ERP: ventajas para las empresas y negocios

Ahora que ya sabemos las características esenciales de un ERP , hay que considerar cómo las empresas pueden generar rentabilidad mediante el uso de estos programas. Las ventajas que ofrecen para este propósito son numerosas. En un contexto general:

• Optimización de procesos de la empresa: el uso de ERP ayuda a optimizar y automatizar las tareas y trabajo. Esto ayuda a reducir el error humano y logra un mayor aprovechamiento del tiempo y los recursos.
• Facilitación de acceso a los datos: con este sistema toda la organización tiene la posibilidad de acceder a los datos del negocio y eso llega a agilizar notablemente los flujos internos del trabajo.
• Agiliza en la toma de decisiones: gracias a los análisis y los datos que provee el ERP, los responsables de la empresa tienen a su disposición datos que ayuda a decidir qué decisiones convienen más para la empresa.
• Identificación de errores: El ERP puede detectar los errores humanos y corregir defectos operativos. La trazabilidad que se incluye en el programa identifica los fallos y los subsana.
• Datos de los clientes:  este programa puede crear una base de conocimiento comercial sobre ellos y tiene la posibilidad de ser integrados con programas CRM. Así, todos los departamentos de ventas dispondrán de más información.
• Reducen los costos empresariales: el uso de este programa minimiza los costes de tiempo, recursos y personal. Ayuda a una optimización, la empresa se vuelve más productiva y por lo tanto, genera rentabilidad a largo plazo.

Qué es un ERP: ¿Qué empresas lo necesitan?

Un sistema ERP es adecuado para todo tipo de empresas, desde las multinacionales hasta las pymes. Además al ofrecer una personalización, cualquier empresa, sin importar el proceso que tenga, o el sector al que pertenezca, puede personalizar su propio ERP. Hay proveedores que se especializan en la implantación de ERP, ya sea por producto o sector, consiguiendo unos mejores resultados tras la adquisición del ERP.

Qué es un ERP: Fases para implementar el programa

La implementación de un ERP sigue una serie de etapas bien definidas. Estas se fundamentan en cuatro pasos simples que podemos ver a continuación: 

• Planificación: La compañía que instala el software ERP analiza qué recursos dispone y con qué personal cuenta. Se delimitan los perfiles de los consultores y desarrolladores que vayan a participar.

• Análisis del negocio: se hace una recopilación de datos del cliente para comprender las particularidades y las necesidades reales. Aquí es donde se elabora una lista de las tareas y los flujos de trabajo de la empresa, así se evalúa la planificación para que responda a las mejoras que el cliente espera obtener.

• Configuración: se dan pruebas de funcionamiento. El software ERP llega a ser testeado en los equipos y servidores del cliente, y se realizan comprobaciones de su rendimiento con respecto a los ordenadores y programas que cuenta la empresa.

• Puesta en marcha y control: el cliente empieza a utilizar gradualmente el ERP y va reportando su funcionamiento a la empresa. Esta verifica un calendario de controles periódicos para verificar que la implantación ha sido exitosa y así se responde a las expectativas iniciales.